1.4 一个成功PPT的自我修养

一个成功PPT的前提就是:你必须使用PPT吗?

对于教育或演说而言,演示的本质在于向观众传达或解释某种东西,引导观众的思维,从而更有效的让观众解释某些事物或知识。但对于某些学术性的讲座,持续时间长、内容严谨,在一种严肃的环境下开展。显然,PPT就可能不合适在这种场合下出现。另外对于一些人数较少的环境,你都可以考虑使用黑板、讲义之类的辅助工具,而不至于使用PPT,这样,你的观众反而会更轻松的听完你的演示。

任何一个人都有条件用一份讲义或说明代替PPT。PPT也是有缺陷的,当投影屏幕或投影仪器效果不佳,就会直接导致坐在靠后位置的人看不到幻灯片的具体内容。特别是当幻灯片中有着大量的表格和数据时,若使用不当,PPT反而会对演示造成负面影响,此时,有什么比一份讲义更来得清晰明了呢。这样,我们就应该好好思考一下,你必须使用PPT吗?当PPT有可能造成负面影响,又可以有其他事物替代PPT时,那就提前杜绝这种可能的发生,不要使用PPT。

完整而周到的考虑自身的情况后,也许你意识到,我必须使用PPT,我要用它增强我的说服力,因为人们不止希望单纯的看到我的演说,观众需要的是一种全新的体验,需要我去开启一场视觉性演说,那么就该到了使用PPT的时刻了。

一个成功PPT需要什么修养呢?

一个成功PPT就是一个优秀的故事,做好一个PPT就相当于如何写好一个故事,好故事能吸引人们的关注,用写好故事的方法去做好PPT,一样也能达到这种效果,甚至更出色。

1、选好表达主题

在制作PPT前,拿着需要的素材,脑袋里装着的满满的版式,想着飞旋的动画特效,在制作过程中,想把想要的元素都加入PPT,以求达到一种视觉冲击的效果,结果反而不那么令人满意,到最后连自己都不知道自己想突出的重点在哪里了,哪里都是重点,都是需要表达达到元素,造成信息量太大,太大的结果就是造成内容冗余难以辨认。

看看下面这张幻灯片,设计者可能希望展示更多的天空之美,更有视觉冲击力,不过第一眼看上去,你能说出设计者表现的是天空的那一面吗?

图1-17

想突出天空,又何必用一系列图片去堆砌,每张图片都有自己的信息,在版式调整中,时常会有不协调的事情发生,既然放多张图片不仅会造成版式冲突,信息杂乱,那我们何不先从简单做起,将简单的表达表述清楚。

仅用一张图片表达,表达天空的壮观,不需要文字说明,自然而然就会让观众产生联想。

图1-18

我们需要的信息包括:人物、地点、时间以及做什么。明白了这些要素,这样就不会理不清故事了。你的观众可不愿意在一堆杂乱无章的的文本中去寻找信息。

2、整体结构

一个PPT演示,如同一个完整的故事,有头有尾,和谐统一,一个故事具备完整的逻辑性,情节从上到下,主线与分支相互辉映,从而构成故事整体结构的完整性。

结构是每一个优秀PPT应该的具备的,只有将前后整体统一起来,才能得心应手的进行设计与创作,若是这一步没有考虑好,以后所有的努力,随时有可能推倒重来。

图1-19

如同浏览幻灯片一样,你制作的幻灯片是一张接着下一张,按序号排列的。

我们平时用PPT表达观点时,显然不会希望,观点与观点间毫无逻辑可言,所以我们对结构进行一些改造。如图1-20所示。

图1-20

在幻灯片开头,我们一般会设计封面、目录,在接下来的内容设计中,一般会分出一页用于设计导航页,以提示观众接下来展示的具体的内容。而在所有内容展示完毕后,我们出于礼节或提示观众已演示完毕,会设计一页致谢页。

有了清晰的结构图,再结合我们前面所提到的设计步骤,就可以将内容划分清晰、明白。然后你才能放开手脚去设计。

3、视觉感受

一个好故事,本身就能让人产生精彩的联想,再配上好的插画,那就好似在看一部电影一样,唯一的区别是它不会动。

对于PPT也是一样的,在幻灯片上放上能增强视觉冲击的图片,加上合适的切换动画。立马就能提升PPT的水平。同时这也是一把双刃剑,我们需要的是正确的使用它,而不至于伤害到自己。

对PPT来说,我们需要注意的是:

  • 在PPT上不需要放入大量花哨,复杂,特别是与内容毫不相干的动画。

  • 图片需要与内容信息相符,突出主题,与内容有某些联系。

  • 屏幕上的字不宜过小。文字尽量放少,既然放了,显然它就是你的重点,重点就是需要突出的,那么放大它的字号,对你来说就很有必要了。

  • 观感体验上需要保持一致。PPT的整体风格一旦被确定下来,那么所有页都需要遵守这一风格,若某一页违反了这一风格,很容易被误认为是设计者粗心大意造成的。

    对演示者来说,演示者本身的表现就直接决定了观众对本场演示的视觉感受,比观看PPT来得更直接。所以演示者的一举一动关乎于一场演示的成功与否。

    我们需要注意的是:

  • 演示时口齿不清,包含各种口头禅,声音忽大忽小,一点都不突出重点,毫无抑扬顿挫的感觉。

  • 身体僵硬,没有任何肢体语言,拘谨不堪。

  • 在讲桌后演示,对着PPT,与观众很少有或根本没有眼神交流。

  • 对PPT内容不熟悉,无法熟练的掌握演示PPT。

综合上述,你还是觉得难以入门,或者找不到具体的案例,那么,你要相信自己,你肯定有见过一些世界级的演示者。例如:比尔·盖茨,史蒂芬·乔布斯等等。

但有一点需要注意的是,这些科技大佬们在演示时,他们的演示工具(office、Keynote)里,一般仅有图片和少量的文字,其他的完全靠演示者本身的演示来完成,所以有人说,在他们的演示中,最不重要的就是他们的演示文具。

如图,节选乔布斯的演示文稿。

图1-22
图1-24

魔力演讲靠的可不是工具,PPT(或Keynote)永远都应该只是你的辅助工具,只为增强你的演示效果,你本人才是这场演示的主导者,就像你可以随时控制你的PPT(或Keynote)翻页一样。它可以让你如虎添翼,前提是你本身能够驾驭它,熟悉它。