9.2 压缩PPT体积

如果PPT的体积太大,不管是对编辑还是发送来说都是极不方便的,特别是需要演示的PPT不是在制作它的电脑上演示时,就有可能局限于演示电脑的性能了,在需要演示的时候,不希望碰到因为PPT文件太大造成演示时卡顿,所以,对PPT进行“瘦身”就显得很有必要了。

图片

一般的对PPT进行压缩可以通过压缩图片的质量来对大小进行压缩,但很显然,有时候压缩图片质量后会发现大小还是没有达到理想的要求,这是因为“吃”容量“吃”得最多的还有另外的元素,使用的字体、视频、音频都是除开图片外,PPT中最占体积的元素,而反而在PPT中出现得较多次数的文本内容 、形状 等都不会占用太多体积,所以我们主要的是针对图片、字体、视频和音频进行压缩。

  • 使用JPG格式图片

JPG是应用最广泛的图片格式之一,这种图片时经过特殊的压缩,通过将不易被人眼察觉的图像删除,但不影响整体的观感,从而变相的达到既拥有较好的图片效果,又具有较大的压缩比(可达到2:1甚至40:1),所以特别受网络图片的青睐。

  • 使用合适的图片

PPT中显示的图片一般能够达到 1024×768的像素,超过这个像素,PPT中显示出来也没有多大的区别,分辨率虽说是越高越好,但在可以选择的情况下,还是需要合理的对图片进行一下甄选,要不然会因为PPT中图片大小的问题,而造成PPT演示过程中一些卡顿的问题。

  • 使用PowerPoint对图片进行压缩

我们知道,我们在对图片进行删减时,被删除的区域其实是被软件自动隐藏掉了,而并没有被真正的删除,当我们需要减小体积时就可以将隐藏的部分图片删除掉,以减小PPT体积、不仅仅是可以删除多余的图片区域,还可以对图片本身的质量进行压缩的处理,将图片的分辨率降低,以达到缩小图片的要求。

对本来图片分辨率就低于设置的分辨率时,压缩图片对图片没有影响。PowerPoint中给出了一般屏幕需要的分辨率大小为150 ppi。

若不勾选上“仅应用于此图片”,则将对整个PPT中的图片进行压缩。

img

图9-13

除了在“图片工具/格式”中可以找到“压缩图片”外,我们还可以在单击“文件”选项卡,在弹出来的窗口右边底部选择“选项”,如图9-14所示。在“选项”中的“高级”组中选择设置保存时的图片大小,如图9-15所示,勾选“放弃编辑数据”,设置默认图片的输出分辨率,这样每次PPT保存时图片都会自动保存为默认大小。

img img

图9-14 图9-15

处理音频和视频

音频文件一般是 MP3格式,其他音频格式由于体积较大不适合放在PPT中,若不需要那么长时间的音频,只需要截取其中的一段音乐作为背景乐,那么就可以插入音频就是音频进行一定的剪切。

视频一般选用AVI、MP4一类的压缩格式。其他的格式就显得有些不太适在PPT中进行使用。

如果现有的音频、视频不是我们所介绍的常规格式,那么可以使用一些格式的转换工具,将格式进行转换。

若是不想损失视频的清晰度,那么就可以从缩减视频的时间下手,一般的视频都比较长,超过5分钟以上,但我们需要的可能只有1、2分钟的时间,这个时候我们应该灵活运用PPT上的功能了,将不需要的都删除掉,只留下有用的那段视频即可。

首先,我们插入一个视频,在“插入”选项卡中的“媒体”中单击“视频”,选择PC中的视频插入即可实现视频的插入。选中视频,在“视频工具/播放”中选择“裁剪视频”,还可以在其中设置视频的一些参数。

另外,PowerPoint不仅是提供了“裁剪视频”的功能,它还自带压缩视频的功能,在单击“文件”选择“信息”选区,在其中选择“压缩媒体”。通过PPT中自带的两个功能就能非常好的实现对视频的压缩。

img

图9-16

字体

字体是在PPT中必须要使用的,但是一般的我们只会保存在演示文稿中使用的文字,而不会将演示文稿中使用的文字全盘打包保存,这样只会让 文件变得很大,特别是在每次自动保存的时候,都会让电脑变得很慢。字体嵌入的方式是可以自由选择的,PPT中可以选择不嵌入字体以减小文件体积,一般是文件仅使用了一些常规字体(如宋体),那么就可以不必嵌入字体,但在文档中使用了一些用户下载的字体,而为了保留字体的效果,可以选择“仅嵌入演示文稿中使用的字符”,仅把使用过的字符放入PPT中,这样能有效的减小文件体积,但是这个方式有一个很明显的弊端,那就是别人无法使用这些字符进行编辑,因为没有对应的字库文件,所以若想要对方也可以编辑该文件,那么就需要选择将字体全部嵌入,此方法一般不建议使用。

综上所述,字体的保存一般仅保留演示需要的字符即可,尽量少使用特殊的字体,多使用系统自带的字体,这样能够有效减少PPT的大小。

单击“文件”选项卡,在其中找到“选项”,在弹出来的对话框中的“保存”,如图9-17所示。

img

图9-17