11.2 保存PPT为 PDF、Flash、视频

一般的我们经常PPT转换为PDF、Flash、视频这三种格式。将PPT转换成为其他其他格式的文件有很多的好处。

其中之一是无法修改,能很好的保护PPT,这三种格式的文件都不能进行修改,属于只读文件格式。

另外,使用范围扩大了,不必局限于PowerPoint这个软件的存在,而且这三个软件都有其各自的优点,PDF文档体积小,文本精度高,便于传播和打印;Flash体积小,格式常见,便于在网络展示,并且能很好的保存下PPT中动画效果,播放一些复杂的动画也不会出现卡顿现象;视频可以在影碟机或电视机展示,同样地,视频也能保留下PPT中的动画效果。

PPT转PDF

PowerPoint 2013中已经提供了PPT转PDF的功能,不需要其他的软件的辅助就可以独立完成转换格式的功能。

在PPT中有两种方式转换PPT格式为PDF。

其一,单击“文件”选项卡,单击“另存为”,选择好存储位置。

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图11-11

在弹出来的对话框中选择保存为PDF格式文档。

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图11-12

也可以在“文件”选项卡中单击“导出”,选择“创建PDF/XPS文档”,直接单击进行转换。

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图11-13

PPT转换为PDF格式后,排版内容基本不会发生改变,PPT中所有的动画效果将自动消失,此方法不适合动画效果颇多的PPT。

PPT转换效果示意。

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图11-14

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图11-15

PPT转Flash

目前Flash可能是文件最小的一种格式了,非常适用于在网络上传播,不过很遗憾的是,目前无法直接通过PowerPoint将PPT文件转换为Flash,只能通过其他的软件进行转换。

这种转换的最大优势在于能够保留PPT的动画效果。随着软件的不断升级,已经可以达到几乎100%的保真度。推荐转换软件:iSpring。

iSpring是一款付费软件,但是它提供了iSpring Free版,不过这已经可以满足我们的大部分需求了。

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图11-16

安装iSpring后,软件会直接显示在PPT的功能区上,而无须另外打开该软件,直接就可以在PPT中操作。

一般我们进行格式转换会有两个操作命令,“Quick Publish”和“Publish”,第一个按钮“Quick Publish”是按照默认设置直接进行转换,第二个则是需要设置后再转换。

插件使用非常简单,打开PPT文件,在iSpring功能选项区单击Publish图标,对参数进行设置和修改。

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图11-16

① Slide Range(范围):选择“All Slide”(所有幻灯片)。

② Generate SCORM 1.2 compliant course:生成符合SCORM1.2规范的文件。

SCORM是美国ADL对于数字内容教材的制作、内容开发制定的一套共通的规范。

③ Start presentation automatically:自动开始播放。

④ Loop presentation:循环放映。

⑤ Change slides automatically:自动换页。

⑥ Minimal slide duration:最小化单页播放时间。

⑦ Auto play on-click animations each:自动播放设置为“鼠标单击后播放”的动画。

⑧ Advance animations on mouse click:鼠标单击播放动画。

⑨ Background:背景色。

这个插件的变现并不是达到了百分之百的完美,在转换过程中容易出现两个问题:一是个别图形会发生变形现象,特别是使用3D效果后的图表;二是个别动画效果会与PPT里出现偏差,特别是在母版里的PPT动画。所以在设置好PPT后,一定要对照着PPT,对Flash进行检查,发现错误则在PPT中重新调整。

另外,还有一种方法可以转换PPT为Flash,那就是先将PPT转换为Flash,然后用格式转换器(如格式工厂)将视频转换Flash。但显然经过的步骤变多后,转换的效果会变差,本文在此就不在赘述。

PPT转视频

很显然,景PPT转换成为视频后,适用范围必然是大大扩展。不管是在很多的展会和交易会上,还是一些企业单位的宣传上,大多数都还是依靠视频来实现的。它几乎能将动画、换特效、声音、视频等PPT中设置的各种特效完全保留下来,而且不会有太大的失真。

PowerPoint 2007版或以前的版本不能将PPT直接保存为视频,需要靠第三方软件的帮助,通过第三方软件即可将PPT完美的转存为视频格式。虽然它是一款收费软件,但官网上有发布它的免费版,而免付费版也可以满足我们的大部分需要了。

安装好此软件后,打开软件,会发现软件界面非常简单,将所有必要的参数都已经显示在了界面上,只需要根据自己的需要就可以开始转换格式了。

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图11-17

① 选择PowerPoint源文件。

② 选择输出文件夹。

③ 选择视频质量。

④ 格式与质量。

⑤ 开始转换按钮。

选好需要转换的PPT源文件,选择转换好的文件的存储位置,然后还可以选择自己需要的视频格式和尺寸,全都设置完毕后,就可以开始转换了。

软件所转换的格式中,WMV格式适用于网络共享,质量高;MPEG格式适于刻录光盘;AVI格式同样适于网络分享。

此软件仅提供了三种软件的转换,这显然是不够使用的,在后续的处理中,我们可以另外对已经转换好的视频文件,再次进行格式转换。

PowerPoint 2013转换视频

如今PowerPoint 2013就已经可以直接实现视频的转换功能。在“文件”选项卡里选择“导出”,选择“导出视频”命令。

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图11-18

① “文件”选项卡——>“导出”。

② 选择“创建视频”命令。

③ 选择创建视频的质量和旁白。

④ 开始创建视频。

同样地,在“另存为”命令中,我们也可以选择将PPT转存为视频格式。

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图11-19